La partecipazione alle procedure di gara gestite in forma telematico-informatica, Mepa, comporta la necessità di adempiere, con scrupolo e diligenza, alle prescrizioni di bando e alle norme tecniche rilevanti, come da manuale applicativo e da normativa sul punto vigente, nell’utilizzazione delle forme digitali, le cui regole ex se integrano per relationem la disciplina di gara e sono poste a garanzia di tutti i partecipanti; per cui l’inesatto o erroneo utilizzo, a contrario, rimane a rischio del partecipante.
Tra le istruzioni destinate a tutti i fruitori del sistema Mepa, comprese le stesse amministrazioni pubbliche, compare la chiara e inequivoca prescrizione di essere forniti di un sistema per la creazione di documenti con estensione pdf, che è – come oramai costituisce pure fatto notorio – l’unica forma di documento informatico, che il sistema Mepa consente di “caricare”, con certezza di esatto recepimento, nelle apposite caselle-finestre della piattaforma, in tal modo progettata.
Il procedimento sul Mepa non può essere indi aggravato da adempimenti e oneri, volti a decodificare un documento, che venga prodotto da un partecipante, per propria responsabilità (Cons. St., sez. V, 7 novembre 2016 n. 4645), in modo non conforme alla proficua fruizione da parte del sistema informatico. Ciò pregiudicando la stessa ratio di un simile sistema celere informatico-telematico di individuazione dei migliori offerenti e impedendo quindi, a causa dell’inosservanza di quanto richiesto dalle regole tecniche e procedurali rilevanti nel caso di specie, all’amministrazione di acquisire il bene o servizio ricercato. Diversamente opinando, le questioni che potrebbero in astratto porsi, ogniqualvolta si diverga dall’attenersi con diligenza a quanto prescritto dai manuali applicativi dei sistemi informatico-telematici, potrebbero essere così varie e molteplici, tali da frustrare le potenzialità, che invece questi sistemi offrono alle pubbliche amministrazioni e che consentono di evitare di ricorrere alle ormai obsolete e farraginose procedure cartacee.
Ergo, va affermato il principio per il quale il sistema Mepa deve essere stato correttamente utilizzato, secondo le modalità rese adeguatamente note e disponibili, da chi ne deduca un erroneo funzionamento o invochi supplementari accertamenti. Tali ulteriori indagini, infatti, da un lato, finiscono per impedire la celerità di funzionamento dello strumento e, dall’altro, costituiscono una verifica superflua, visto che i disguidi trovano spiegazione nei comportamenti degli stessi soggetti che se ne lamentano.
Anche sul sistema Mepa vale un principio fondamentale consolidato di tutte le procedure di gara, che vede la necessità di produrre l’offerta tecnica e l’offerta economica in buste chiuse e separate (ex multis, Cons. St., sez. VI, 17 febbraio 2017 n. 731; Cons. St., sez. V, 21 aprile 2017 n. 1864; Cons. St., sez. VI, 11 novembre 2008 n. 5624), ossia, nel caso delle gare con modalità telematico-informatica, con filepdf (formato chiuso) e in finestra telematica separata, ossia con caricamento (c.d. upload) distinto. Altrimenti opinando, è come a voler dire che l’offerta viene presentata in busta aperta e quindi potenzialmente visibile a chiunque durante la gara, con anche rischi di facili manomissioni.
Gli errori da non fare sul Mepa
Sul Mepa molto frequenti sono i seguenti errori:
- utilizzare un formato aperto modificabile (file word) e non il previsto formato chiuso inalterabile (file pdf) per la formulazione dell’offerta tecnica.
- utilizzare in modo erroneo la piattaforma Mepa , caricando due files in una stessa casella-finestra di caricamento e non nelle due distinte, apposite caselle, ad esempio offerta tecnica ed offerta economica;
- non sottoscrivere gli atti, con l’apposito sistema di controllo della firma digitale.